Utiliza listas de datos en tus hojas Excel

¿Utilizas listas de datos en tus hojas Excel para seleccionar datos conocidos? ¿No conoces la opción de validación de datos o sí la conoces pero nunca la has aplicado a un rango de celdas variable? Si te interesa el tema te recomiendo que sigas leyendo. Los usuarios con menos experiencia aprenderán a hacer sus primeras listas de datos y los más expertos a aplicar este concepto a rangos dinámicos, que es algo un poco más complicado 😉 ¡Atentos al video!

En el ejemplo hemos aplicado la validación de datos con lista desplegable a una tabla en la que queríamos que en uno de los campos (provincia de nacimiento) sólo se pudieran introducir valores de una lista conocida (provincias españolas). De esta forma evitamos que se cometan errores y siempre se seleccione uno de los valores de nuestra lista.

Las listas de datos desplegables se crean a partir del menú -Datos-, -Validación de Datos-, -Permitir- y -Lista-. Marca también -Omitir blancos- y -Celda con lista deplegable-.

listas desplegables Excel

En -Origen- debemos seleccionar el rango de celdas en el que se encuentran nuestros datos, en este caso: $F$4:$F$56. También podemos escribir en lugar del rango los valores de la lista separados por punto y coma (Albacete;Alicante;Almería…), pero esto último no es recomendable salvo que se trate de una lista de pocos elementos.

Rango dinámico

Si nuestra lista está formada por un número de elementos variable y pueden añadirse o quitarse datos, es conveniente crear una validación de datos con rango dinámico, de forma que no tengamos que estar modificando la validación cada vez que hay cambios. Para ello, en lugar de introducir un rango fijo como hemos hecho antes ($F$4:$F$56), debemos añadir la siguiente fórmula:

= DESREF(F4;0;0;CONTARA(Datos!$F:$F);1)

Haz click aquí para saber más acerca de la función -DESREF-.

¿Cómo funciona esta función doble?

El rango para la validación de datos se cuenta desde la celda F4 (-DESREF- selecciona una celda desplazada 0 filas y 0 columnas desde F4, es decir, la misma celda F4). La altura del rango de celdas se define con la segunda función, -CONTARA-, que cuenta el número de celdas que no están vacías en toda la columna F. Para que el resultado sea correcto la columna F sólo debe contener que los datos de la lista. Por último, la anchura del rango de celdas es 1.

  • En este link se explica con más detalle la fórmula anterior.
  • Y en este otro link también.
  • Como puedes ver, es un método habitual para definir rangos dinámicos.

Como comentaba al principio del artículo, la aplicación de la validación de datos a rangos variables está dirigida a usuarios con experiencia en Excel. En cualquier caso, aunque no comprendas la fórmula al 100%, cópiala y adaptala a tus datos. Sólo tienes que sustituir F4 por la primera celda y $F:$F por la columna de tu rango de datos.

¡Saludos!
Gerardo Marote.