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Organiza tus carpetas y archivos con criterio

¿Tardas demasiado tiempo en encontrar tus archivos? ¿Te has cansado de hacer carpetas porque no sirven para nada? Organizar los documentos es una tarea fundamental hoy en día debido a la enorme cantidad de información que manejamos. Hay muchas maneras de hacerlo; yo os voy a dar a continuación algunas ideas que a mí me funcionan. ¡Es muy sencillo!

Numera tus carpetas

Windows puede ordenar tus carpetas según diferentes criterios: orden alfabético, fecha de modificación, tipo, etc. Generalmente estos criterios no reflejan el orden de importancia de nuestros documentos, por lo que si quieres clasificar tus contenidos de acuerdo a tus necesidades lo único que tienes que hacer es numerar tus carpetas, siendo los números más bajos los que corresponden a información más importante para ti.

Numera tus carpetas

Vemos en la imagen superior como están numeradas mis carpetas principales de Trabajar Mejor. De esta forma, si añado nuevas carpetas, siempre podré elegir su posición y tendré un acceso rápido a toda mi documentación. La última carpeta de ‘Otros documentos’ o ‘Varios’ contiene documentos de difícil clasificación y lleva siempre un número alto para poder incluir otras carpetas por encima si fuera necesario.

Las subcarpetas siguen el mismo criterio. En este caso, si miramos la sección de artículos, vemos que la numeración es todavía más importante que en el directorio raíz, ya que sin ella los nuevos posts se mezclarían entre los viejos siguiendo el criterio alfabético y sería muy complicado clasificar la información.

Organiza bien tus carpetas

Elimina o archiva documentos superados

Una vez dentro de cada carpeta, evita almacenar copias superadas de tus archivos. Elimínalos o guárdalos en una subcarpeta que puedes llamar -Superado-, de forma que en el directorio principal sólo tengas los archivos actualizados y útiles. Ahorrarás mucho tiempo a la hora de buscar documentos.

Trabaja siempre en la nube

Para tener la información siembre a tu alcance sea cualquier el equipo desde el que estás trabajando. Lleva contigo siempre tus documentos. Si tienes problemas de capacidad, almacena los archivos más pesados y que menos utilices en un el disco duro local de tu ordenador, pero intenta tener siempre los documentos relevantes a tu disposición. ¡Nunca sabes cuando vas a necesitarlos!

Si no trabajar todavía en la nube es hora de dar el paso. Puedes utilizar ONE DRIVE, de Microsoft, GOOGLE DRIVE, de Google, o DROPBOX, por indicar los servicios más universales. Los planes gratuitos incluyen un almacenamiento de entre 3 y 15GB. Si necesitas más tendrás que contratar un plan premium de pago.

Si trabajar en la nube y tienes problemas de almacenamiento debido a la gran cantidad de fotos que guardas, te recomiendo migrar tus imágenes a GOOGLE PHOTOS, que proporciona almacenamiento ilimitado con una calidad más que suficiente.

Y esto es todo por ahora. Profundizaremos más en la organización de información en próximos artículos.

¡Saludos!
Gerado Marote.